Über den Kunden
Cranio Suisse® ist der Berufsverband der Craniosacral Therapeutinnen und Therapeuten in der Schweiz und setzt sich für die Professionalisierung des Berufs sowie für höchste Qualitätsstandards ein. Der Verband unterstützt über 1’300 aktive Mitglieder durch kontinuierliche Weiterbildung, vertritt deren Interessen gegenüber Öffentlichkeit und Politik und sichert die Anerkennung des Berufsbildes.
Herausforderungen
Im Rahmen der Qualitätssicherung verlangt Cranio Suisse® von seinen Mitgliedern, regelmässig ihre Fort- und Weiterbildungen zu dokumentieren. Bislang mussten hierfür alle zwei Jahre umfassende Nachweise gesammelt, ausgedruckt und per Post eingereicht werden. Die Kontrolle dieser zahlreichen, eingereichten Dokumente gestaltete sich äusserst aufwändig: Sämtliche Unterlagen mussten manuell geprüft, im CRM erfasst und per E-Mail bestätigt werden. Dieser Prozess war nicht nur zeitintensiv, sondern band auch erhebliche personelle Ressourcen und erwies sich als wenig skalierbar bei steigender Mitgliederzahl. Hinzu kam der hohe Anspruch an Datenschutz und die Integrität der sensiblen Mitgliederdaten. Vor diesem Hintergrund suchte Cranio Suisse® nach einer Lösung, die den Prozess der Fortbildungskontrolle effizienter, digital und automatisiert abbildet, ohne Kompromisse bei der Datensicherheit.
Unsere Lösung & Vorgehensweise
Zur Bewältigung dieser Herausforderung entwickelte die nowtec solutions gemeinsam mit Cranio Suisse® eine innovative, KI-gestützte Plattform:
- Digitale Einreichung: Die Mitglieder reichen ihre Fortbildungsnachweise nun bequem digital über einen neu geschaffenen Mitgliederbereich ein.
- Dokumentenerkennung: Mittels Tesseract OCR, einer führenden Open-Source-Lösung zur optischen Zeichenerkennung, werden sämtliche eingereichten Dokumente in verschiedenen Formaten und Sprachen automatisch erfasst und relevante Inhalte extrahiert.
- KI-Integration: Eine speziell aufgesetzte, private LLM-API (Ollama) analysiert die ausgelesenen Informationen, überprüft Inhalte und unterstützt die Nachverfolgung der Dokumentation. Über einen Feedback-Loop lernt das System kontinuierlich und steigert die Prüfgenauigkeit.
Automatisierter Workflow: Die automatisierte Plattform prüft sämtliche Nachweise gemäss definierter Kriterien, hinterlegt das Ergebnis im CRM und markiert fehlende oder ungültige Einreichungen für weitere Bearbeitung.
Ergebnisse & Auswirkungen
Die Einführung der nowtec-Lösung hat bei Cranio Suisse® spürbare Verbesserungen in mehreren Bereichen bewirkt. Sowohl die internen Abläufe als auch die Servicequalität für Mitglieder wurden deutlich optimiert. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:
- Signifikante Effizienzsteigerung: Massive Reduktion des manuellen Prüf- und Bearbeitungsaufwands.
- Höchste Datensicherheit: Verarbeitung aller Daten innerhalb der Organisationsgrenzen und konsequenter Schutz der Mitglieder-Privatsphäre.
- Kosteneinsparungen: Einsatz moderner, skalierbarer KI-Technologien ohne hohe Investitionskosten.
- Optimierte Mitgliedererfahrung: Beschleunigte und vereinfachte Zertifizierungsprozesse sorgen für eine deutlich höhere Zufriedenheit bei den Mitgliedern.
- Zukunftssichere Skalierbarkeit: Das System wächst flexibel mit den Anforderungen und kann einfach an neue Bedürfnisse angepasst werden.
Diese massgeschneiderte KI-Lösung demonstriert eindrucksvoll, wie Fachverbände im Gesundheitswesen durch Automatisierung Effizienz und Datenschutz vereinen und den Mitgliederservice nachhaltig verbessern können.